Hoe begint een effectief wervingsproces?
Een succesvol wervingsproces begint lang voordat de eerste sollicitatie binnenkomt. Het fundament wordt gelegd met gedegen voorbereidend werk dat de basis vormt voor alle vervolgstappen. Allereerst voer je een functieanalyse uit waarbij je vaststelt welke taken en verantwoordelijkheden bij de functie horen en welke resultaten verwacht worden.
Op basis van deze analyse stel je een helder functieprofiel op. Dit document beschrijft niet alleen de taken en verantwoordelijkheden, maar ook de vereiste competenties, ervaring, kennis en persoonlijke eigenschappen die nodig zijn om succesvol te zijn in de functie. Bij The Search Company zien we dat functieprofielen die aansluiten bij de organisatiecultuur tot duurzamere aanstellingen leiden.
Vervolgens bepaal je de selectiecriteria die je gaat hanteren. Deze criteria zijn direct afgeleid van het functieprofiel en vormen de meetlat waarlangs je kandidaten beoordeelt. Denk hierbij aan specifieke opleidingseisen, jaren ervaring, technische vaardigheden en competenties.
De laatste voorbereidende stap is het kiezen van de juiste wervingskanalen. Afhankelijk van het type functie en de doelgroep kies je voor specifieke jobboards, sociale media, je eigen netwerk of professionele recruitment partners. Voor specialistische IT- en salesfuncties zijn gerichte kanalen vaak effectiever dan algemene vacaturesites.
Welke screeningsmethoden worden gebruikt bij de eerste selectie?
Nadat de vacature is uitgezet en sollicitaties binnenkomen, start de eerste selectiefase. De meest gebruikte methode hierbij is cv-screening, waarbij je sollicitaties beoordeelt op basis van harde criteria zoals opleiding, werkervaring en technische vaardigheden. Deze initiële screening helpt om snel te bepalen welke kandidaten potentieel geschikt zijn.
De motivatiebrief biedt waardevolle aanvullende informatie over de persoonlijkheid en motivatie van de kandidaat. Je kunt hierin beoordelen of de kandidaat echt geïnteresseerd is in jouw organisatie, of diegene de functie begrijpt en hoe goed de schrijfvaardigheid is. Bij digitale sollicitaties heeft de motivatie-email of inleidende tekst een vergelijkbare functie.
Veel organisaties gebruiken tegenwoordig Applicant Tracking Systems (ATS) om het screeningsproces te ondersteunen. Deze systemen kunnen automatisch cv’s scannen op relevante trefwoorden, kandidaten rangschikken en het gehele sollicitatieproces beheren. Dit bespaart tijd en verhoogt de consistentie van beoordelingen.
Voor sommige functies worden in deze fase al pre-selectietests ingezet. Denk aan korte assessments, technische tests of videosollicitaties. Deze tools geven je vroeg in het proces extra informatie om de kandidatenpool te verkleinen tot een overzichtelijke shortlist voor de interviewfase.
Hoe ziet de interviewfase in het selectieproces eruit?
De interviewfase vormt vaak het hart van het selectieproces. Deze fase begint vaak met een telefonische screening of video-interview. Dit korte gesprek (15-30 minuten) dient om basisverwachtingen af te stemmen, beschikbaarheid te bespreken en te verifiëren of de motivatie en kernkwalificaties overeenkomen met wat je zoekt.
Na deze eerste schifting volgen meer diepgaande face-to-face interviews. Deze kunnen verschillende vormen aannemen, afhankelijk van wat je wilt toetsen:
- Gestructureerde interviews: alle kandidaten krijgen dezelfde vragen in dezelfde volgorde
- Competentiegerichte interviews: focus op specifieke vaardigheden en ervaringen
- Situationele interviews: kandidaten beschrijven hoe ze in hypothetische situaties zouden handelen
- Gedragsgerichte interviews: kandidaten geven voorbeelden van eerder gedrag in relevante situaties
Een effectieve interviewtechniek die wij bij werving en selectie vaak toepassen is de STAR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat). Hiermee vraag je kandidaten om concrete voorbeelden te geven van situaties waarin ze bepaalde competenties hebben getoond, wat hun specifieke taak was, welke acties ze hebben ondernomen en wat het resultaat daarvan was.
Voor complexere functies of wanneer meerdere stakeholders betrokken zijn, organiseer je vaak meerdere interviewrondes. Zo kunnen verschillende teamleden of afdelingen de kandidaat beoordelen vanuit hun eigen perspectief.
Welke assessments en tests kunnen deel uitmaken van de selectie?
Assessments en tests bieden objectieve, meetbare gegevens ter aanvulling op de meer subjectieve interviewbeoordelingen. Persoonlijkheidstests zoals de MBTI, Big Five of DISC geven inzicht in de kernpersoonlijkheid van kandidaten en helpen te bepalen of iemand in de teamcultuur past.
Voor functies waarbij specifieke cognitieve vaardigheden belangrijk zijn, kunnen intelligentietests of capaciteitentests worden ingezet. Deze meten bijvoorbeeld het analytisch denkvermogen, verbale en numerieke vaardigheden of abstract redeneren.
Vaardigheidstests zijn meer functie-specifiek en meten concrete kennis en kunde. Voorbeelden zijn programmeertests voor IT-professionals, schrijfopdrachten voor communicatiefuncties of verkooprollenspellen voor salesfuncties.
Een uitgebreider instrument is het assessment center, waar kandidaten een serie oefeningen doorlopen die de werkelijkheid nabootsen. Dit kan bestaan uit:
- Casestudies en businessgames
- Simulaties en rollenspellen
- Presentatieopdrachten
- Groepsdiscussies
Bij The Search Company zien we dat een combinatie van verschillende assessmentmethoden vaak het meest effectief is om een volledig beeld te krijgen van kandidaatcompetenties voor IT en sales functies. Belangrijk is om alleen tests te gebruiken die daadwerkelijk relevant zijn voor de functie en gevalideerd zijn voor het doel waarvoor ze worden ingezet.
Hoe wordt de uiteindelijke kandidaatselectie gemaakt?
In de laatste fase van het selectieproces komt alles samen. Nadat alle interviews en assessments zijn afgerond, verzamel je alle informatie om tot een weloverwogen besluit te komen. Een belangrijke stap hierbij is het uitvoeren van referentiechecks. Hierbij neem je contact op met voormalige werkgevers of collega’s om de beweringen van de kandidaat te verifiëren en extra inzicht te krijgen in diens werkstijl en prestaties.
Het besluitvormingsproces binnen selectieteams vereist vaak een gestructureerde aanpak. Dit kan in de vorm van een beoordelingsvergadering waarbij alle betrokkenen hun bevindingen delen en bediscussiëren. Zorg hierbij voor een duidelijke structuur om subjectiviteit te beperken.
Een effectieve methode is het hanteren van een wegingssysteem voor kandidaatcriteria. Niet alle criteria zijn even belangrijk voor een functie, dus ken je verschillende gewichten toe. Een technische vaardigheid kan bijvoorbeeld zwaarder wegen dan een nice-to-have persoonlijkheidskenmerk.
Zodra je de definitieve keuze hebt gemaakt, stel je een passend arbeidsvoorwaardenpakket samen. Dit moet niet alleen marktconform zijn, maar ook aansluiten bij de specifieke wensen en behoeften van de gekozen kandidaat. Een gepersonaliseerd aanbod heeft een grotere kans van slagen dan een standaardpakket.
Bij werving en selectie van IT en salestalent zien we dat de snelheid waarmee je het aanbod doet vaak cruciaal is. In competitieve markten kan een dag vertraging betekenen dat je topkandidaat voor een andere organisatie kiest. Zorg daarom dat je besluitvormingsproces efficiënt is ingericht.
Met een gestructureerd selectieproces zoals hierboven beschreven, maximaliseert The Search Company de kans op duurzame matches tussen professionals en organisaties. Door elke stap zorgvuldig te doorlopen, vind je niet alleen de beste kandidaat voor de huidige functie, maar leg je ook de basis voor langdurig succes binnen je organisatie.